Administratief Medewerker Procesondersteuning

Vind jij het een uitdaging om de administratie rondom bestuurlijke werkprocessen goed en kwalitatief hoogwaardig te laten verlopen? Kom dan ons team versterken!

Deze functie kun je invullen voor minimaal 24 uur tot maximaal 36 uur per week, wat jou het beste past!

Wat houdt je functie in?

Je gaat ondersteuning bieden bij diverse bestuurlijke werkprocessen zoals vragen van de Raad, moties en amendementen. Je zorgt ervoor dat de raadsvragen worden beantwoord en monitort alle administratieve werkzaamheden die voortkomen uit de beantwoording van de raadsvragen. Ook toets je op volledigheid van de termijnen en handel je het af in het zaaksysteem Case.

Je helpt mee met het opstellen van de planning voor de raad, denk hierbij aan de bestuurlijke agenda. In samenspraak met de afdelingsmanager en bestuursondersteuning zorg je voor een goede voorbereiding van de raadstukken.

Ook bied je ondersteuning bij beleidsprocessen, zoals bijvoorbeeld het subsidieproces. Voor de  verschillende overleggen en programmamanagement maak je de agenda, notuleer je de vergaderingen en maak je daarna het verslag.

Wat breng je mee?

  • Je hebt een afgeronde MBO opleiding;
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • Je hebt een goede kennis van Excel, het maken van bestanden gaat je gemakkelijk af;
  • Je hebt ervaring met het werken in IBabs en Case;
  • Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren.

Wie ben je?

Je bent je bewust van maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en hebt affiniteit met politiek-bestuurlijke processen. Je bent in staat zelf nieuwe taken op te pakken en lost problemen zelf op. Je bent integer en betrouwbaar, je werkt tenslotte met vertrouwelijke gegevens. Zowel mondeling als schriftelijk kun je op een efficiënte, duidelijke en adequate manier uitdrukking geven aan functionele behoeften, meningen, kennis en informatie. Je kunt goed begrijpend lezen en gemakkelijk schakelen tussen diverse onderwerpen en bent in staat met elkaar te verbinden. Je bent scherp in zaken signaleren, behoudt goed het overzicht en werkt accuraat. Samen met je collega’s ben je gemotiveerd om voor het beste resultaat te gaan. Je kunt je flexibel opstellen en bent bereid om incidenteel buiten kantooruren te werken.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je bent onderdeel van de afdeling Leefomgeving. Als procesondersteuning zorg je voor afstemming en reflectie met elkaar en je werkt nauw samen met de collega’s van andere afdelingen. Je wordt functioneel aangestuurd door de meewerkend coördinator procesondersteuning. Het hoofdtakenpakket deel je met je collega’s hierdoor kun je taken van elkaar overnemen. Daarnaast heb je neventaken die voor iedereen verschilt afhankelijk van waar je kracht ligt en waar je meer plezier uit haalt. Dit kan je onderling rouleren zodat je op de hoogte blijft van lopende zaken.

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen

Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Wat bieden wij je?

  • Je kunt de functie invullen voor minimaal 24 uur tot maximaal 36 uur per week;
  • We bieden je een contract van 1 jaar en de intentie is om dit na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
  • Jouw salaris valt in schaal 8, deze loopt van € 2.581,= tot en met € 3.732,= bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring;
  • Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden;
  • Je bouwt een goed pensioen op bij ABP;
  • Tevens heb je de mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering en voor diverse andere verzekeringen kun je korting krijgen;
  • Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken.

Wil je meer informatie?

Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel naar Liesbeth van Reede, medewerker coördinator beleidsondersteuning 06-28 09 80 84 of naar Petra Kruiswijk, Corporate Recruiter 06-18 73 08 88.

Interesse?

Voor nu heb je de mogelijkheid om tot uiterlijk 6 juli 2022 te reageren. Als er voor die tijd kandidaten reageren die goed aansluiten bij het profiel dan gaan wij met diegene alvast in gesprek. Bij geschiktheid bestaat dan de mogelijkheid dat de vacature eerder wordt gesloten. Twijfel daarom niet en reageer direct op deze mooie functie!

Nieuwsgierig geworden? Wil je weten wat er speelt bij gemeente Hilversum en wil je een indruk van je toekomstige collega’s krijgen? Kijk of volg ons dan op LinkedIn, Twitter, Instagram of Facebook

Hilversum wil een leefbare en veilige stad zijn  waar iedereen zich thuis voelt, ongeacht waar jij of je familie vandaan komt, hoe je er uit ziet en van wie je houdt. Dit geldt ook voor de gemeentelijke organisatie.